O eSocial— Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED) das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas — criado pelo Governo Federal tem como intuito unificar, em uma plataforma online, todos os dados dos colaboradores de uma empresa, sendo isso feito de uma forma bem menos burocrática e rápida.
Anteriormente ao eSocial, as empresas precisavam emitir e enviar diversos tipos de guias para diferentes órgãos públicos. Para minimizar tal trabalho, um dos principais objetivos do programa é integrar essas informações, melhorando a forma de fiscalização evitando assim, por exemplo, fraudes.
O eSocial para empresas unifica informações a serem enviadas aos seguintes órgãos públicos:
- Ministério do Trabalho e Emprego;
- Ministério da Previdência Social;
- Receita Federal do Brasil;
- Caixa Econômica Federal;
- Instituto Nacional do Seguro Social – INSS.
Todas as organizações — sejam particulares ou públicas — de micro, pequeno ou grande porte e empregadores domésticos devem se adequar ao eSocial para empresas.
Desde primeiro de janeiro de 2018, empresas que faturam acima de R$ 78 milhões, viram-se obrigadas a aderirem ao sistema do eSocial. Já as demais empresas privadas, incluindo as que integram o Simples e MEIs que possuam empregados, passaram a usar o sistema em julho de 2018. Empresas públicas iniciam o uso do sistema online em janeiro de 2019.
O processo será gradual e durante período determinado as duas formas de transmissão dos dados serão utilizadas concomitantemente. A sua utilização é obrigatória e as empresas devem se adequar o quanto antes ao eSocial, evitando assim multas e penalidades.
Para o governo, o sistema online para unificar o envio de dados é uma forma de integrar sistemas e informações e aumentar a fiscalização. Com o sistema atual, a burocracia é bem maior e as formas de sonegação também.
Para as empresas é uma mudança importante, e que se bem utilizada, traz mais transparência e melhor organização de seus processos. Para os empregados é uma garantia de que tudo esteja sendo feito de forma correta.
Para implementar o eSocial para empresas, vários setores sofrerão alterações e adequações, mas o de recursos humanos é o que terá que passar pelas maiores. Para isso o treinamento dos funcionários é essencial, sendo ele capaz de conhecer todo o fluxo, as exigências, garantir uma melhor utilização do sistema e evitar erros.
Os processos dentro das empresas relacionados à contratação, demissão, pagamentos precisarão ser mais organizados, alinhados e pontuais.
O eSocial traz vantagens para as empresas?
De acordo com os especialistas, o uso do eSocial para empresas traz vantagens e desvantagens. Mas se utilizado da maneira correta, acarreta em benefícios a esse empresariado.
Podemos citar como vantagens: diminuição da burocracia, melhor e maior automação das tarefas, maior organização das informações sobre os empregados, dados sempre atualizados, escrituração digital, diminuição de custos com impressão, entre outros.
Entre as desvantagens estão os gastos com treinamento e implantação do sistema e toda a revisão dos processos internos da empresa. Mas, pensando em médio e longo prazo, toda essa reestruturação e organização traz melhorias para as empresas como um todo.
Como se adequar ao eSocial da melhor forma?
Como tudo que é novo gera dúvidas, o eSocial tem gerado discussões e apreensão por parte dos empresários e dos funcionários que trabalham nas áreas de recursos humanos/administração.
Diante desse cenário de mudanças, algumas empresas estão oferecendo assessoria e treinamento para a gestão e utilização do eSocial. O Grupo BMPC, por exemplo, que tem uma vasta experiência com saúde e segurança no trabalho, fornece esse tipo de assessoria às empresas. Essa assessoria conta com:
- Orientação sobre o que é o eSocial e como fazer para se adequarem;
- Integração dos sistemas de folha de pagamento e de Saúde Ocupacional, colaborando na criação de novas rotinas;
- Realização de laudos e levantamentos técnicos necessários;
- Disponibilização digital de todos os dados que precisam ser enviados.
Buscar esse tipo de assessoria para realizar a transição de forma tranquila é o melhor caminho, de acordo com os especialistas. Se sua empresa ainda tem dúvidas sobre a utilização do eSocial para empresas, busque mais informações, realize treinamentos e assim usufrua dos benefícios que esse sistema traz às empresas.
